Secrétaire de Direction

Présente en France depuis 1881, l'Armée du Salut est plus qu’une simple organisation caritative. A travers la Fondation, nous trouvons le prolongement social des valeurs spirituelles et humanistes de l'Armée du Salut. Elle met son engagement et sa compétence au service de tous ceux qui souffrent. Prévention, aide à la réinsertion, secours d'urgence la mission de la Fondation de l'Armée du Salut est globale.
La Fondation Armée du Salut intervient principalement dans le domaine de l’action sociale et médico-sociale, de la protection et l’accompagnement de l’enfance et de l’adolescence, du soin, du handicap ou de la dépendance et du secours/aide alimentaire.
Plus de 200 établissements et services présents dans 11 régions et 2 800 salariés sont au service des personnes fragilisées.

Le Dispositif Jeunesse F & et R Delcourt se situe dans l'agglomération strasbourgeoise et suit 114 jeunes, âgés de 13 à 18 ans.
Le Service d'Action Éducative, le SORA et le Lo'J sont plus précisément implantés dans le quartier du Neudorf à quelques encablures du centre-ville de Strasbourg.
Le SAPMN est situé au 23 rue du Marais Vert, à deux pas du centre-ville.

La Fondation de l'Armée du Salut recrute pour le Dispositif Jeunesse F & R Delcourt, Service Direction, Administration et Finances un(e) secrétaire de direction, CDI temps plein à compter du 02/01/2024.

Missions :

• Assistanat de direction :

  - Organise l’agenda de la direction et ses déplacements.

  - Élabore le bilan social.

•  Gestion administrative de l’établissement :

  - Coordonne les activités du secrétariat : rédaction des courriers, rapports d’activités et comptes-rendus et s’assure de leur classement.

  - Réceptionne, distribue et envoie le courrier.

  - Assure l’accueil des publics et la gestion des appels téléphonique.

  - Effectue les statistiques au niveau des jeunes placés dans chacun des services.

  - Assure les relations avec les prestataires extérieurs pour les actions de communication externe.

  - Appui technique aux éducateurs et chef de service éducatif à l’environnement informatique.

• Gestion administrative du public accueilli :

  - Crée et gère les dossiers des jeunes de leur entrée à leur sortie pour tous les services.

  - Assure l’archivage des dossiers.

  - S’assure de la mise à jour des fichiers de présence des jeunes dans chaque service.

  - Réceptionne les rapports des éducateurs et chefs de service éducatif et en effectue une relecture avant mise en signature.

  - Effectue les démarches d’affiliation à l’assurance responsabilité civile et individuelle accidents des jeunes avec le siège de la Fondation.

• Ressources Humaines :

  - Se charge de l’accueil des nouveaux salariés, crée et gère leur dossier (de l’embauche à la sortie).

  - Gère les contrats de travail et avenants.

  - Gère les dossiers de mutuelle et de prévoyance : inscription et suivi.

  - Gère les rendez-vous avec la médecine du travail et se charge du suivi des visites.

  - Suit le plan de formation.

  - Gère les demandes et prises en charges des formations.

• Services généraux :

  - Gère les besoins, l’approvisionnement et la distribution des fournitures de bureau.

  - Gère les besoins et l’approvisionnement des timbres.

  - Gère l’assistance technique avec le service informatique du siège de la Fondation.

  - Réalise les sauvegardes informatiques.

- Diplôme souhaité : BTS assistant de Manager, BTS Services et Prestations des Secteurs Sanitaires et sociales.

- Maîtrise du Pack Office.

- Avoir le sens de l’organisation et de la rapidité d’exécution.

- Savoir être à l’écoute de son interlocuteur et analyser ses demandes.

- Savoir être fiable dans la réalisation de ses missions.

- Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments d’activité intense.

- Savoir gérer les priorités et prendre des initiatives.

- Faire preuve de discrétion professionnelle et respecter la confidentialité.